Erstaunlich viele Tankstellenbetreiber nutzen als E-Mail-Adresse die ihnen von ihrer Mineralölgesellschaft zur Verfügung gestellte. So enden viele Mailadressen, beispielsweise auf tankstelle.de, tankstelle-td.de, tamoil.net oder team.de.
Was anscheinend vielen nicht bewusst ist: Mit Beendigung ihres Tankstellenvertrags verlieren sie diese E-Mail-Adressen und haben dann keinen Zugriff mehr auf den über diese Adresse gelaufenen Mailverkehr, wenn sie ihn nicht zuvor außerhalb des gesellschaftseigenen Servers gesichert haben. So kam es in der Vergangenheit öfter dazu, dass Mitglieder nicht mehr nachweisen konnten, dass ihnen von ihrem Außendienstler per Mail bestimmte Zusagen gemacht worden waren.
Dabei muss ohnehin jegliche E-Mail-Korrespondenz mit geschäftlicher Relevanz schon aus steuerlichen Gründen revisionssicher nach GOBD gesichert werden. Das gilt auch und insbesondere für Dateianhänge. Für diese Art der Speicherung in einem vom Mailserver unabhängigen Archiv gibt es viele Lösungen – sie müssen nur rechtzeitig genutzt werden.