Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird eingeführt, daran führt kein Weg mehr vorbei. Die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) und der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) konnten jedoch erreichen, dass die Pilotphase bis 31. Dezember 2022 verlängert wird. Es ist jedem Betrieb zu raten, an dieser teilzunehmen. Denn das Verfahren zum Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung birgt einige Stolpersteine. An den Grundsätzen des Verfahrens ist nicht mehr zu rütteln, aber an den Schnittstellen kann noch gearbeitet werden. Dazu brauchen aber BDA und ZDH Schilderungen aus der Praxis. Was funktioniert nicht, wo liegen die Probleme? Nur wenn wir die Schwachstellen mit Praxisbeispielen untermauern können, haben wir noch die Chance, Verbesserungen zu erreichen.
Größte Veränderung wird sein, dass sich der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AUB) selbst beschaffen muss. Der Arbeitnehmer muss zwar weiterhin unverzüglich Mitteilung an den Arbeitgeber machen, dass er erkrankt ist und wie lange voraussichtlich. ABER: Der Arbeitgeber muss nun elektronisch bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung anfordern. Und zwar für jeden Arbeitnehmer für jede Arbeitsunfähigkeit (AU) in einem individuellen Abruf. Es wird keine automatisierte Mitteilung von der Krankenkasse an den Arbeitgeber geben.
Problematisch ist auch der Zeitversatz bei der Übermittlung der Daten vom Arzt an die Krankenkasse. Deshalb wird erst ein Abruf am 5. Tag der Arbeitsunfähigkeit empfohlen.
Falls dennoch eine Fehlermeldung kommt, dass die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AUB) nicht vorliegt, muss der Arbeitgeber erneut abrufen. Es erfolgt keine automatische Benachrichtigung. Dies führt voraussichtlich zu Problemen, da der Arbeitgeber nicht weiß, weshalb die AU nicht bei der Krankenkasse registriert wurde. Liegt es daran, dass der Arbeitnehmer gar nicht beim Arzt war oder liegt ein technisches Problem beim Arzt vor? Deshalb muss der Arbeitgeber den Dialog mit dem Arbeitnehmer suchen.
Der Arbeitnehmer erhält weiterhin vom Arzt eine AUB in Papierform für seine Unterlagen. Diese darf der Arbeitgeber aber nicht annehmen, da sie die Diagnose enthält. Hat der Arzt tatsächlich ein technisches Problem, muss sich der Arbeitnehmer eine andere Bestätigung vom Arzt ausstellen lassen, dass er arbeitsunfähig ist.
§ 7 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) wurde nicht angepasst. Bisher konnte die Entgeltfortzahlung verweigert werden, bis die AUB vorliegt. Nur woher weiß zukünftig der Arbeitgeber, dass das Verschulden beim Arbeitnehmer liegt? Die Verbände versuchen bereits, hier noch eine Gesetzesänderung zu erreichen.
Es wird parallel das Papier- und das elektronische Verfahren geben: Papierverfahren für privat versicherte Arbeitnehmer, für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ausgestellt von Privatärzten (auch wenn der Patient gesetzlich versichert ist) und für Fälle des sogenannten „Kindkrank“. Auch ausländische Ärzte nehmen nicht am elektronischen Verfahren teil (relevant für Urlauber und Grenzgänger).
Tipp: Bei geringfügig Beschäftigten sollte im Entgeltabrechnungsprogramm die Krankenkasse hinterlegt werden. Dies war bisher nicht notwendig, aber zukünftig für den Abruf der AUB benötigt.
Größeres Problem insbesondere für kleinere Betriebe: Bei ausgelagerter Entgeltabrechnung muss mit dem Dienstleister ein Prozess definiert werden, wie künftig mit Krankmeldungen von gesetzlich Versicherten umgegangen wird. Zum Abruf der AUB benötigt man nämlich ein entsprechendes Programm.
Fazit:
Betriebe sollten sich rechtzeitig mit dem Thema Verfahren zum Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beschäftigen und an der Pilotphase teilnehmen. Etwaige Probleme bitte sammeln und anschließend per Mail an Alexandra.Koutrouvi@kfz-bw.de mit dem Betreff „Probleme mit der eAUB“ schicken. Wir werden die Schilderungen an unsere Dachverbände weiterleiten.
Die Prozesse sollten rechtzeitig angepasst werden. Wer leitet die Information vom erkrankten Arbeitnehmer an die Stelle weiter, die die AUB abrufen muss? Ist ein Abruf nicht möglich, wer nimmt Kontakt zum Arbeitnehmer auf und klärt den Grund?