Der Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben erfordert nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 Einkommensteuergesetz (EstG) vom Steuerpflichtigen einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Die Regelungen des § 146a Abgabenordnung (AO) und der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) haben erhebliche Auswirkungen auf die Ausstellung von Bewirtungsrechnungen bei Verwendung von elektronischen Aufzeichnungssystemen mit Kassenfunktionen für die Unternehmenspraxis. Dies ist einer der Gründe, aus denen das BMF mit Schreiben vom 30. Juni 2021 (Az. IV C 6 – S 2145/19/10003:003; Anlage) das Anwendungsschreiben aus 1994 aktualisiert hat und umfassend zu den Anforderungen an ordnungsmäßige Bewirtungsrechnungen und -belege Stellung nimmt.
Das BMF-Schreiben legt zu Beginn die Anforderungen der Finanzverwaltung an den Inhalt (Rz. 2-9) und die Erstellung einer Bewirtungsrechnung (Rz. 10-14) dar. Daran schließen sich Ausführungen zu digitalen und digitalisierten Bewirtungsrechnungen und -belegen (Rz. 15-18) sowie Bewirtungen im Ausland (Rz. 19) an.
Im Vergleich zu dem damaligen Schreiben sind in Bezug auf den Inhalt von Bewirtungsrechnungen u. a. Ausführungen zu den erforderlichen formalen Inhalten z. B. der Steuernummer oder der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Rz. 3), dem Ausstellungsdatum (Rz. 4) sowie der fortlaufenden Rechnungsnummer (Rz. 5) aufgenommen worden.
Neu sind die Ausführungen zur steuerlichen Berücksichtigung von mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion erstellten Bewirtungsrechnungen. Zukünftig – nach dem 31. Dezember 2022 – ist ein Betriebsausgabenabzug von der Einhaltung umfangreicher Voraussetzungen abhängig. Diese Anforderungen sind aktuell insbesondere für die Betriebe von Relevanz, die Bewirtungsleistungen ausführen und elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO i. V. m. § 1 KassenSichV im Einsatz haben.
Das BMF führt hinsichtlich der Berücksichtigung von Auslandsbewirtungen aus, dass um Grundsatz die voranstehenden Ausführungen gelten. In Ausnahmefällen kann eine handschriftliche ausländische Bewirtungsrechnung anerkannt werden, die nicht alle Voraussetzungen erfüllt, wenn der Steuerpflichtige glaubhaft macht, dass im jeweiligen ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Bewirtungsbelege besteht.
Zu beachten sind die gesonderten Anwendungsregelungen. Für bis zum 31. Dezember 2022 ausgestellte Belege über Bewirtungsaufwendungen ist der Betriebsausgabenabzug unabhängig von den nach der KassenSichV geforderten Angaben zulässig. Führen die Regelungen des Schreibens über die nach der KassenSichV geforderten Angaben hinaus im Vergleich zu den Regelungen im Schreiben vom 21. November 1994 zu erhöhten Anforderungen an die Nachweisführung, werden diese verpflichtend für Bewirtungsaufwendungen vorausgesetzt, die nach dem 1. Juli 2021 anfallen.
Hinweis: Die neue Auffassung der Finanzverwaltung ist im Rahmen von Tax Compliance Management Systemen zwingend zu berücksichtigen. Neben der Dokumentation der Anforderungen an die steuerliche Berücksichtigung von Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben und einer aktualisierten Risikoanalyse sind auch die Beschäftigten der Betriebe entsprechend zu informieren bzw. zu schulen sowie ggf. bestehende Checklisten anzupassen. Es kann darüber hinaus sinnvoll sein, die Einhaltung besonders zu Beginn engmaschiger zu kontrollieren. Betriebe, die Bewirtungsleistungen anbieten, ist zu empfehlen, mit ihrem Kassenhersteller bzw. Kassenfachhändler Kontakt aufzunehmen und die Umsetzung der Anforderungen an den Inhalt und die Erstellung der Bewirtungsrechnung zeitnah umzusetzen.