Immer wieder wird versucht, Unternehmen mit fingierten Rechnungen über irgendeine Art von Registrierung zu Zahlungen zu bewegen, für die kein Rechtsgrund existiert. So erreichte uns die Zentralvereinigung zur Aufrechterhaltung lauteren Wettbewerbs im Kraftfahrzeuggewerbe (ZLW) wieder die Nachricht über einen Fall, der aber schon auf den ersten Blick mehrere Auffälligkeiten aufweist, die jeden Unternehmer dazu veranlassen sollten, mit größter Vorsicht zu handeln.
Ungewöhnliche E-Mail-Absenderadresse
Ein Forderungsschreiben und eine Rechnung (als PDF-Anhang) wurden einem Automobilunternehmer über die E-Mail-Adresse certisp2@boiga.itwebhost.info übermittelt. Hier gilt allgemein, dass erhöhte Vorsicht geboten ist, wenn insbesondere Rechnungen von einer für den Betrieb ungewöhnlichen und vor allem unbekannten E-Mail-Adresse stammen.
Real existierende Firma als genannter Absender der Mail, aber falsche Adresse
Der E-Mail-Absender gibt an, im Auftrag von CertiSphere zu handeln. Sowohl das Forderungsschreiben als auch die Rechnung weisen als Absender folgende Firma aus:
CertiSphere
Platinaweg 14
1046 BB AMSTERDAM Nederland
+31 85 3033366
info@certisphere.net www.certisphere.net
NL004707159B04
Die Firma CertiSphere ist eine real existierende Firma in den Niederlanden. Aber schon die hier angegebene Adresse stimmt nicht mit der der real existierenden Firma überein.
Rechnung für angebliche KRE-Registrierung
Die erhaltene E-Mail hat folgenden Inhalt:
„Hiermit erhalten Sie Ihre Rechnung für die KRE-Registrierung von Autohaus XY.de. Sie finden dies im Anhang. Wir möchten den Rechnungsbetrag innerhalb von 14 Tagen unter Angabe der Rechnungsnummer 2476000406.
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die Überweisung innerhalb der Zahlungsbedingung von 14 Tagen erfolgen muss, dies steht im Zusammenhang mit unseren geltenden Regeln zur Registrierung von geistigem Eigentum. Berücksichtigen Sie die Bearbeitungszeit Ihrer Bank.
Wenn Sie Fragen zur Rechnung haben oder diese nicht rechtzeitig und / oder nicht vollständig bezahlen können, wenden Sie sich bitte vor Ablauf der Zahlungsbedingung an den Kundenservice.
Mit freundlichen Grüßen“
Mit diesem Rechnungsschreiben wird suggeriert, dass der als Anlage beigefügten Rechnung ein Vertrag für eine Registrierung zugrunde liegt. Wie von den Unternehmen, die ein solches Rechnungsschreiben erhalten hatten, versichert wurde, lag kein Vertragsverhältnis oder gar ein anderweitiger geschäftlicher Kontakt zu der Firma CertiSphere zugrunde.

Rechnung (PDF) soll auf spanisches Konto überwiesen werden
Die dem Forderungsschreiben anliegende Rechnung enthält rechts oben die vollständige Adresse einschließlich UStID des angeschriebenen Autohauses, als Leistungsgegenstand wird „Kommerziell Rechte an geistigem Eigentum zur Autohaus XY.de Registrierung“ für den „Zeitraum 2024/2029“ benannt. Die Rechnungssumme beläuft sich auf 874,53 Euro. Der Betrag soll auf ein spanisches Konto (IBAN ES) überwiesen werden.
Es muss jeden Leser stutzig machen, wenn eine Firma aus den Niederlanden einen Rechnungsbetrag einfordert, der auf ein spanisches Konto zu überweisen ist.
E-Mail samt Rechnung ignorieren
Nach alledem sollte einerseits der Rechnungsbetrag nicht gezahlt werden; andererseits sollte auch nicht versucht werden, unter der angegebenen Telefonnummer oder als Antwort auf den E-Mail-Kontakt mit dem wahren Absender aufzunehmen, um z.B. nach den Rechnungsgrund o.ä. zu fragen.
Innung / Verband / ZLW informieren
Unternehmen, die eine solche oder andere auffällige Mail oder eine entsprechende Postsendung erhalten haben, werden gebeten, hierüber die Innung, unseren Verband oder die ZLW zu informieren, damit Informationen über etwaige neue Vorgänge zusammengetragen und entsprechende Warnungen ausgesprochen werden können.
Fazit:
1. Jeder Unternehmer bzw. Geschäftsführer eines Betriebes sollte vor diesem Hintergrund die Anweisung im Unternehmen erteilen, dass alle eingehenden Angebote bzw. Rechnungen von Adressbuch- oder Gewerberegisterverlagen oder anderen Registrierungen der Unternehmensleitung zur Prüfung vorgelegt werden.
2. Unseriös erscheinende Rechnungen sollten sorgfältig geprüft und im Zweifel sofort gelöscht werden.
3. Jedes Angebot sollte sorgfältig im Hinblick auf die entstehenden Kosten und die Vertragslage geprüft werden. (Achtung: Oftmals finden sich diese Hinweise an versteckter Stelle im Schreiben oder gar in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen).
4. Jeder Unternehmer bzw. jeder Geschäftsführer eines Betriebes sollte die maßgeblichen Mitarbeiter dahingehend sensibilisieren, dass grundsätzlich kein Anbieter von Adressbüchern, Gewerberegistern oder ähnlichen Registrierungen etwas zu verschenken habe. Vielmehr sind in der Regel alle Angebote kostenpflichtig und binden das Unternehmen bei Unterzeichnung oftmals mehrere Jahre. Es können schnell hohe ungewollte Kosten auf den Betrieb zukommen. Eine Vertragsauflösung ist – je nach Geschäftsgebaren des Anbieters – oftmals nur schwer oder gar nicht möglich.
5. Eine Pflicht zur Antwort auf irgendwelche Angebote oder zur Reaktion auf unseriöse Rechnungen besteht nicht!
6. Eine Mail von ungekannten Absendern, die Auffälligkeiten und zudem noch unerklärliche Rechnungen enthalten, sollten (nach Information von Innung / Verband / ZLW) sofort ohne weitere Bearbeitung gelöscht werden.