Zum Thema E-Rechnung sind in letzter Zeit von vielen sachkundigen Stellen Informationen herausgegeben worden, beispielsweise von den Industrie- und Handelskammern, aber auch von Softwarehäusern und IT-Dienstleistern wie z.B. der Datev eG . Letztere hat auch einen „Leitfaden E-Rechnung“ erstellt, welcher auf www.kfz-bw.de/monatsdienst heruntergeladen werden kann. Wir beschränken uns im Folgenden daher lediglich auf einige grundsätzliche Punkte und auf eine tankstellenspezifische Fragestellung.
Im Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber geregelt, dass ab dem 01.01.2025 die sog. E-Rechnung für steuerpflichtige Umsätze im gesamten B2B-Bereich (Unternehmer an Unternehmer) eingeführt wird, wenn sowohl Rechnungsaussteller als auch Empfänger im Inland ansässig sind. Die E-Rechnung ist nicht zu verwechseln mit einer PDF-Rechnung. Sie ist vielmehr ein strukturierter Datensatz, der mit dem passenden Rechnungs- bzw. Buchhaltungsprogramm vollautomatisch verarbeitet werden kann. Wer eine E-Rechnung schreiben will, benötigt ein entsprechendes Rechnungsschreibungsprogramm oder ein Online-Tool. Daran arbeiten derzeit diverse Anbieter. Allen Unternehmen werden für das Ausstellen von E-Rechnungen Übergangsfristen bis zum 01.01.2027 gewährt. Bis dahin können auch noch Papierrechnungen verschickt werden. Auch über diesen Zeitpunkt hinaus gilt dies für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise.
Keine Übergangsfrist hingegen gibt es jedoch für den Empfang von E-Rechnungen. Alle Unternehmen müssen ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen zumindest empfangen können, denn der Rechnungsaussteller kann ab diesem Zeitpunkt selbst entscheiden, wie er künftig abrechnet. Das rechnungsempfangende Unternehmen hat dann, anders als heute noch, keinen Anspruch mehr auf Erhalt einer Papier- oder einer pdf-Rechnung. Im Zweifel erhält man dann eine reine Datensatzrechnung, für deren Empfang man neben einer E-Mailadresse eine Software benötigt, die reine Datensatzrechnungen lesen kann. Die einfachste Art einer solchen Software sind sogenannte xml-Viewer, die man aus dem Internet laden kann. Wahrscheinlicher ist allerdings, dass E-Rechnungen verschickende Unternehmen eine Rechnungsschreibungssoftware im Einsatz haben werden, die das hybride Format „ZUGFeRD“ (ab Version 2.0.1) nutzt. In diesem Format wird neben dem Datensatz auch gleichzeitig ein PDF erzeugt, das jeder Empfänger lesen kann. Dies ist schon deswegen wahrscheinlich und ratsam, weil dann bei Rechnungstellung nicht zwischen Privatkunden und Geschäftskunden unterschieden werden muss.
Zum Schluss noch ein Ausblick auf die Tankstellenbranche im Jahr 2027, wenn die Übergangsfristen abgelaufen sind. Bis dahin werden die Firmenkunden wahrscheinlich ihre elektronischen Zahlungsmittel mit einer Emailadresse verbunden haben, an die sie dann die E-Rechnungen gesendet bekommen. „Interessant“ werden die Fälle sein, bei denen ein gewerblicher Kunde in der Rushhour einen Rechnungsbetrag von mehr als 250 Euro mit Bargeld bezahlt. Wie soll man ihm dann eine E-Rechnung erstellen bzw. zukommen lassen? Aus heutiger Sicht kann die Lösung darin liegen, dass im Kassendisplay ein QR-Code erscheint, den der Kunde dann mit einem Smartphone scannt und über diesen Code die E-Rechnung an seine Mailadresse schicken lassen kann.
Fazit:
Für den 01.01.2025 muss sich jeder Tankstellenunternehmer zumindest darauf vorbereiten, E-Rechnungen empfangen zu können. Dafür wird von allen Experten angeraten, eine spezielle Emailadresse für den Rechnungsempfang einzurichten. Dies ermöglicht einen vollständigen Überblick über die Rechnungshistorie und erleichtert zudem die Datensicherung über die Sicherung des Postfachs.