Allein in den letzten Wochen hatte der ZTG in drei Fällen Telefonate mit Angehörigen von plötzlich und unerwartet verstorbenen Tankstellenbetreiben zu führen, die neben der Trauer um die Verstorbenen vor allem eins gemeinsam hatten: Sie fanden keine Vertragsunterlagen, Kontoverbindungen, Schlüssel, Passwörter oder PINs. Sie kannten weder die Ansprechpartner bei der Mineralölgesellschaft noch den Steuerberater. Es gab in zwei von drei Fällen weder Vollmachten noch ein Testament.
Die ZTG-Checklisten „Notfallplan“ hatten wir erstmals vor mehr als 15 Jahren verschickt. Dennoch sind Fälle wie die oben geschilderten immer noch typisch. Die Unternehmer befassen sich einfach nicht mit der Möglichkeit des eigenen Ablebens oder auch „nur“ mit der Tatsache, dass man durch einen Unfall oder durch Krankheit plötzlich als Firmenleiter ausfallen könnte. Das ist natürlich ein sehr menschliches Verhalten, doch ist es gerade bei inhabergeführten Betrieben von großer Bedeutung, dass das Unternehmen auf solche Fälle vorbereitet ist.
Eine ganz gezielt auf diesen „Fall der Fälle“ ausgerichtete Aktion ist die Erstellung eines Notfallplans oder –ordners, in dem alle wichtigen betrieblichen und privaten Informationen geregelt sind. Eine solche schriftliche Fixierung von Vollmachten und Handlungsanweisungen kann das Unternehmen bei plötzlichem Ausfall des Chefs vor dem Ruin bewahren und auch im privaten Bereich für die Angehörigen eine große Hilfe sein. Nicht nur im Unternehmen hat der plötzliche Ausfall des Unternehmers durch einen Notfall weit reichende Konsequenzen, sondern selbstverständlich auch im familiären Umfeld. Daher sollten auch für den privaten Bereich Notfallunterlagen erstellt werden, um die Familie abzusichern.
Eine Trennung von Privatem und Geschäft ist vor allem, aber nicht nur, bei Kapitalgesellschaften wie einer GmbH sehr ratsam. Zur Vorsorge gehören zwingend auch folgende Punkte, die wir jedem Mitglied nur nochmals dringend empfehlen können:
• Private Vollmachten: Wenn Sie plötzlich verunglücken oder erkranken und zeitweise oder dauerhaft handlungsunfähig sind, benötigen Sie jemanden, der Sie betreut. Wenn Sie ihn oder sie nicht selbst bestimmen, tut dies das Betreuungsgericht.
• Denken Sie auch an eine Patientenverfügung.
• Firmenvollmachten: Statten Sie den ausgewählten Vertreter mit den nötigen Vollmachten (auch für die Firmenkonten) aus, am besten mit Hilfe eines Notars Ihres Vertrauens. Vorsicht mit Generalvollmachten!
• Verfassen Sie ein (am besten notarielles) Testament: Wenn Sie kein Testament aufsetzen, gilt die gesetzliche Erbfolge. Wir haben es leider zu oft gesehen: Es erben entfernte Verwandte und der/die (nicht eingetragene) langjährige Lebenspartner/-in geht leer aus.
Im Bewusstsein, einige Mitglieder durch Wiederholung zu langweilen, weisen wir nochmals auf unsere Checklisten „Notfallplan“ hin, welche auf www.kfz-bw.de unter Mitglieder / Unser Service für Mitglieder / Downloads / Monatsdienst heruntergeladen werden können. Ganz aktuell wurde ihnen ein neues Format verpasst, das heutige Notwendigkeiten (Passwörter, Zugangsdaten usw.) berücksichtigt und sich vor allem leichter am Bildschirm ausfüllen und abspeichern lässt. Wir erheben keinen Anspruch, dass sie vollständig abbilden, was Angehörige im Notfall brauchen, doch helfen sie, gewissenhaft ausgefüllt, in jedem Fall weiter. Aus eigener Erfahrung: Man darf den zeitlichen Aufwand für das Ausfüllen nicht unterschätzen. Allein für die Liste mit den wichtigsten Passwörtern zu Computern, für bestimmte Programme, Mailkonten und Internetportale wird man mehr Zeit brauchen, als man denkt. Ein Grund mehr, gleich damit anzufangen! Denn nur eins im Leben ist sicher: Es ist kurz.