Ein aktuelles Informationsschreiben der Regionaldirektion Baden-Württemberg der Bundesagentur für Arbeit an den Baden-Württembergischen Handwerkstag (BWHT) nehmen wir zum Anlass, noch einmal an die Pflicht zur elektronischen Einreichung von Arbeitsbescheinigungen nach § 312 f Sozialgesetzbuch Drittes Buch (SGB III) zu erinnern.
In eben diesem § 312 f SGB III ist geregelt, dass der Arbeitgeber auf Verlangen des Arbeitnehmers oder auf Verlangen der Bundesagentur alle Tatsachen zu bescheinigen hat, welche für die Entscheidung über den Arbeitslosengeldanspruch erheblich sein können (Arbeitsbescheinigung). Ab dem 1. Januar 2023 dürfen nun jedoch folgende Arbeitsbescheinigungen nur noch elektronisch (d.h. nicht mehr in Papierform) an die Agentur für Arbeit übermitteln:
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Arbeitsbescheinigung gemäß § 312 SGB III
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Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts gemäß § 312a SGB III (EU-Arbeitsbescheinigung)
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Nebeneinkommensbescheinigung gemäß § 313 SGB III
Die vorstehende Pflicht gilt dabei für alle Beschäftigungsverhältnisse, die ab dem 1. Januar 2023 beendet wurden bzw. noch werden. Sie ist unabhängig von der Größe oder der Branche eines Unternehmens einzuhalten. Für bis zu diesem Stichtag beendete Beschäftigungsverhältnisse, kann bzw. konnte ein Arbeitgeber ebenfalls das BEA-Verfahren (Abk. für: Bescheinigungen elektronisch annehmen) nutzen; er muss es aber nicht.
Aktuell beträgt die Nutzung von BEA bei den Arbeitgebern in Deutschland lediglich 76 Prozent. Die restlichen Bescheinigungen werden weiter in Papierform übersandt. Insofern geht die Bundesagentur davon aus, dass die noch anzutreffende Papierform auf Informationsdefizite der Arbeitgeber zurückgeht und auch die fehlende Umstellung einiger weniger Softwareprodukte auf das neue Verfahren eine Rolle spielt. Aus diesem Grund sollen Arbeitgeber noch einmal an ihre Pflicht zur elektronischen Einreichung der Arbeitsbescheinigungen erinnert werden. Dies gilt umso mehr, da zum 1. Januar 2023 auch die Vorschriften über Ordnungswidrigkeiten um die Pflicht zur BEA-Nutzung ergänzt wurden (vgl. § 404 Abs. 2 Nr. 19 SGB III) und deshalb eine fehlende elektronischer Übermittlung der Arbeitsbescheinigung oder einer Nebeneinkommensbescheinigungen ein Bußgeld zur Folge hat.
Für den Bereich des Kurzarbeitergeldes besteht zudem ebenfalls die Möglichkeit, der zuständigen Agentur für Arbeit die Daten mit dem Verfahren BEA digital zu übermitteln. Im Bereich des Kurzarbeitergeldes hat es der Gesetzgeber dem Arbeitgeber aber weiter freigestellt, welchen Weg er in Anspruch nehmen will.
Hinweis: Sollte der Softwareanbieter seine Software noch nicht auf das neue BEA-Verfahren umgestellt haben bzw. die Lohnabrechnungssoftware des Arbeitgebers ein BEA-Modul nicht beinhalten, dann sind die Arbeitgeber verpflichtet, die kostenlose Standardversion der Sozialversicherung im Internet zur Übermittlung der Bescheinigungen zu nutzen (weitere Informationen unter www.arbeitsagentur.de/BEA).