Wahrscheinlich sind die meisten Tankstellenbetreiber bereits von ihrer Steuerberatung und/oder von ihrer Mineralölgesellschaft auf die so genannte „Kassenmeldepflicht“ hingewiesen worden: Der späteste Termin für die Meldung aller Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden oder werden, ist der 31. Juli 2025. Die Meldung ist elektronisch über das ELSTER-Portal abzugeben.
Einige Steuerberater bieten an, die Meldung gegen Honorar zu übernehmen, andere weigern sich. Die Meldung selbst abzugeben, hat für Unternehmer neben der Kostenersparnis den Vorteil, bei späteren Änderungen am Kassensystem notwendige Änderungsmitteilungen dann mit wenigen Eingaben auch selbst vornehmen zu können. Für die Meldung ist ein ELSTER-Zugang notwendig. Wer ihn noch nicht hat, sollte ihn unverzüglich über www.elster.de/portal/registrierung beantragen, denn bis zum Erhalt der Zugangskennung kann es einige Wochen dauern.
Das Ausfüllen des Meldeformulars ist nicht ganz trivial – weniger wegen des Formulars an sich, sondern wegen der dort geforderten Daten wie bspw. Softwareversionen oder Seriennummern, die die wenigsten Tankstellenbetreiber ohne weiteres zur Hand haben, speziell dann, wenn die Kasse von der eigenen Mineralölgesellschaft gestellt oder vermietet wird.
Die Aral hat für diesen Zweck eine Ausfüllhilfe für die bei ihr eingesetzten Scheidt & Bachmann Kassensysteme erstellt, aus der hervorgeht, wo diese Daten aufzufinden sind. Die JET hat ihren Tankstellenpächtern angekündigt, in Kürze die relevanten Daten zur Verfügung zu stellen. Wie es bei anderen Gesellschaften aussieht, wissen wir derzeit noch nicht. Bei kleineren Gesellschaften mit teilweise unterschiedlichen Systemen im Netz und natürlich bei freien Tankstellen dürfte es aufwendiger sein, die Daten zusammenzustellen. Hier sollte direkt Kontakt zum Kassenhersteller aufgenommen werden, wenn die Daten nicht vorliegen.
Ansonsten: Das Bundesfinanzministerium hat für die Mitteilung eine Ausfüllanleitung erstellt, welche auf www.kfz-bw.de/monatsdienst heruntergeladen werden kann. Außerdem befindet sich auf der Homepage des BMF ein umfangreicher FAQ-Katalog. Sehr hilfreich beim Ausfüllen ist auch ein YouTube-Video eines Bonner Steuerberaters, in dem die Vorgehensweise bei der Meldung sehr anschaulich erklärt wird.
Eine fristgerechte Meldung ist schon deswegen wichtig, weil uns bekannte Steuerberater übereinstimmend davon ausgehen, dass mit vermehrten Kassenprüfungen durch die Finanzverwaltung zu rechnen ist. Dann sollten alle notwendigen Meldungen und Daten vorgelegt werden können.