Ab dem 1. Januar 2026 wird das bisherige Papierbescheinigungsverfahren bezüglich privater Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge durch einen elektronischen Datenaustausch ersetzt. Es finden hierzu Datenübermittlungen statt zwischen den privaten Krankenversicherungen, dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und den Arbeitgebern. Durch die Einführung dieses elektronischen Verfahrens soll der bürokratische Aufwand reduziert werden.
Das neue Verfahren wird dergestalt ablaufen, dass zunächst die inländischen Unternehmen der privaten Krankenversicherung und der privaten Pflege-Pflichtversicherung die Beiträge ihrer Versicherten elektronisch an das BZSt melden. Das BZSt erstellt daraus Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM). Die Arbeitgeber erhalten diese Informationen automatisch über ELStAM und müssen die Werte im Lohnabrechnungsprogramm berücksichtigen.
Das Übermittlungsverfahren startet voraussichtlich ab Dezember 2025. Dann werden zwei neue elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale für das Jahr 2026 an die Arbeitgeber übermittelt:
• die Höhe der monatlichen Beiträge für eine private Kranken- und Pflegeversicherung, die Grundlage für einen steuerfreien Arbeitgeberzuschuss sind, sowie
• die Höhe der monatlichen Beiträge für eine private Kranken- und Pflegeversicherung, die bei der Berechnung der Vorsorgepauschale zu berücksichtigen sind.
Die Finanzverwaltung hat ein umfangreiches Anwendungsschreiben zum Ablauf im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens erlassen: Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 3. Juni 2025. Allerdings richtet sich die Frage, ob und in welcher Höhe der Arbeitgeber einen Zuschuss für eine private Krankenversicherung und eine private Pflege-Pflichtversicherung zahlen muss, nicht nach dem Einkommensteuergesetz und hat mit dem elektronischen Datenaustausch im Rahmen der ELStAM im Grunde nichts zu tun. Deshalb sind die Arbeitgeber weiterhin verpflichtet, die Höhe des Zuschusses zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung selbst zu prüfen. Dabei kann es zu Abweichungen bei der tatsächlichen Zuschussberechnung kommen. Soweit der Arbeitgeber nach sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften zur Zuschusszahlung verpflichtet ist, besteht auch Steuerfreiheit gem. § 3 Nr. 62 EstG.
Hierzu hat die Finanzverwaltung folgenden klarstellenden Hinweis zum BMF-Schreiben vom 3. Juni 2025 (Rn. 98) gegeben:
„Hat der Arbeitgeber Zahlungen aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen zu leisten und liegen ihm hierfür – systembedingt – ELStAM nicht oder nicht in voller Höhe vor (z. B. für einen Ehegatten mit einem eigenen Versicherungsvertrag entsprechend § 257 SGB V und § 61 SGB XI), kommt auch für diese Zahlungen eine Steuerfreistellung in Betracht, sofern die Voraussetzungen des § 3 Nummer 62 EStG erfüllt sind. Der Arbeitgeber hat die Nachweise zum Lohnkonto zu nehmen. Die Finanzämter sind nicht einzubinden. Diese Information dient der bundeseinheitlichen Anwendung der vorgenannten Randziffer. Sie ist ab sofort in allen entsprechenden Fällen zu beachten.“
Es sind trotz elektronischer Datenübermittlung also noch Fallkonstellationen denkbar, bei denen Unklarheiten bestehen. Die Unternehmer Baden-Württemberg (UBW) bemühen sich hier weiterhin um eine Klärung der noch offenen Fragen.