Bis zum Jahr 2018 waren Arbeitgeber gegenüber Arbeitnehmern, die ihren Urlaub noch nicht oder noch nicht vollständig genommen hatten, in einer relativ komfortablen Situation. Es galt einfach §7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz. Danach verfällt Urlaub, der in einem Urlaubsjahr nicht beantragt wurde, zum Jahresende. Nur in Ausnahmefällen kann der Urlaub auf das nächste Jahr übertragen werden – allerdings nur bis zum 31. März des Folgejahres.
Seither vertritt das Bundesarbeitsgerichts (BAG) jedoch die Auffassung, dass Voraussetzung für den Verfall nicht genommenen Urlaubs zum Jahresende ist, dass Arbeitgeber ihre Angestellten förmlich darüber belehrt haben, dass der Urlaub zu nehmen ist und für den Fall, dass er nicht beantragt werde, auch verfalle.
Es folgten drei weitere Entscheidungen mit dem Fazit: Der Urlaubsanspruch verfällt und verjährt nicht, wenn der Arbeitgeber seinen Mitwirkungspflichten nicht nachgekommen ist.
Zusammenfassend können wir daher nur dringend raten, die Hinweise zu befolgen, die wir bereits Anfang 2019 gegeben haben. Arbeitgeber müssen zwingend folgendes beachten, damit Urlaubsansprüche verfallen können:
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Der Arbeitgeber hat alle Arbeitnehmer (auch Langzeiterkrankte, so sinnlos es erscheinen mag) individuell aufzufordern, ihren Urlaub zu nehmen. (Tipp: Ein kurzer Hinweis an den Arbeitnehmer über die Resturlaubstage oder ein genereller Appell hierzu an die Belegschaft am „Schwarzen Brett“, reicht nicht aus).
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Die Aufforderung muss hinreichend konkret formuliert sein. (Tipp: Ein allgemeiner Hinweis auf eine Regelung im Arbeits- oder Tarifvertrag reicht nicht).
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Die Aufforderung muss einen eindeutigen Hinweis auf den Verfall des Urlaubs bei nicht rechtzeitiger Inanspruchnahme enthalten.
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Die Aufforderung zur Inanspruchnahme des Urlaubs muss rechtzeitig erfolgen. (Tipp: Im Anschluss an die Aufforderung muss der Arbeitnehmer die Resturlaubsstage auch zeitlich noch vollständig nehmen können, bevor sie verfallen).
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Aus Beweisgründen sollte die Aufforderung des Arbeitgebers in Textform erfolgen und dem Arbeitnehmer nachweisbar zugestellt werden. Ein unverbindliches Muster kann dem „Arbeitgeberhinweis zur Inanspruchnahme des Urlaubs“ des Zentralverbands Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe (ZDK) entnommen werden, welches auf www.kfz-bw.de/monatsdienst heruntergeladen werden kann.